DEFINICION E IMPORTANCIA DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION

DEFINICION E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya
que éstas:

• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos  a  través de los tiempos de retención en  ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter  permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental  son
fundamentales porque:

• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
• Identifican y reflejan las funciones institucionales.
• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y  que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

NO OLVIDEMOS QUE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NOS FACILITAN AUN MAS LA UBICACIÓN DE UN DOCUMENTO QUE SE ENCUENTRA EN ARCHIVO, Y NOS BRINDA INFORMACIÓN DEL VALOR Y LA VIGENCIA DE CADA DOCUMENTO.